CÁC KHOẢN CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN HIỆN NAY

Căn cứ pháp luật:

Khoản 2 Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC (hiệu lực ngày 2/8/2014)

Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (hiệu lực ngày 6/8/2015)

Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 146/2017/NĐ-CP sửa đổi thông tư 78/2014/TT-BTC.

Những khoản chi phí không được trừ được quy định cụ thể như sau:

1. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn:

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa – dịch vụ của đối tượng cá nhân không kinh doanh thì cá nhân này không có hóa đơn đề xuất trực tiếp cho DN, nếu DN muốn có hóa đơn thì cá nhân đó phải tiến hành làm thủ tục mua hóa đơn của chi cục thuế. Xong khi bán những mặt hàng không chịu thuế hoặc không phải kê khai nộp thuế thì cá nhân đó sẽ không được cấp hóa đơn bán lẻ ( theo điều 13 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn).

2. Chi phí tiền lương – tiền thưởng:

2.1 Điều kiện để hạch toán chi phí tiền lương vào chi phí được trừ:

Các khoản tiền lương, tiền thưởng được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong những hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Quy chế thưởng.

Thực tế đã thanh toán và có chứng từ thanh toán đúng quy định.

2.2 Chi phí tiền lương không được trừ trong các trường hợp sau:

Đã hạch toán vào chi phí sản xuất trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

Không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế lương thưởng.

Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn phải nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (ngày 30 hoặc 31/3) thực tế chưa chi.

Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ) cũng sẽ bị loại (Chú ý khoản tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH MTV dù có tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – Theo công văn số 727/TCT-CS ngày 3/3/2015)

Tiền thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

3. Các khoản phụ cấp, bổ sung khác, hay các khoản chi liên quan đến người lao động mà kế toán cần lưu ý:

a.Chi trang phục:

*Lưu ý: Đối với chi bằng hiện vật: Nếu doanh nghiệp mua trang phục của đối tượng cá nhân không có hóa đơn thì cần lập bảng kê 01/TNDN để thay thế.

b.Phụ cấp ăn trưa/ăn giữa ca, xăng xe/ phụ cấp đi lại, điện thoại:

• Đối với doanh nghiệp luật thuế không quy định mức khoán chi (tức là không khống chế phải chi bao nhiêu hay được tính vào chi phí được trừ ở một con số cụ thể nào) mà doanh nghiệp tự xây dựng quy chế, tự thỏa thuận với người lao động về mức lương và điều kiện được hưởng của các khoản phụ cấp này.
• Vì vậy, đối với các khoản này, doanh nghiệp cần thể hiện rõ về điều kiện được hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động hay quy chế của doanh nghiệp là được tính vào chi phí được trừ.

c.Chi phí tiền nhà ở cho người lao động:

Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

d.Công tác phí:

• Chi công tác theo chứng từ phát sinh.
• Công tác phí khoán.

e.Các khoản bảo hiểm không bắt buộc:

Sẽ không được trừ nếu phần chi vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người để: Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động; Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), quỹ bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

f.Các khoản chi có tính chất phúc lợi:

Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: Chi đám hiếu, đám hỷ của bản thân và gia đình người lao động, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau, chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

Tổng số chi có tính chất phúc lợi trên không quá 01 tháng lương bình quân thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

g.Chi phí tiếp khách:

Các khoản chi phí tiếp khách (đối tác, khách hàng), chi phí tổ chức hội nghị khách hàng (thuê mặt bằng, mua bánh, thức ăn, nước uống,...) nếu thực tế liên quan đến hoạt động SXKD của công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán đúng quy định thì được tính vào chi phí hợp lý.

h.Tiền thưởng:

• Thưởng năng lực, thưởng doanh số, thưởng thâm niên, Lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, thưởng tết dương lịch, thưởng lễ: 30/4, 1/5,2/9.
• Được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại HĐLĐ, thỏa ước lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng... thì được tính vào chi phí được trừ.

4. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

- TSCĐ không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

(trừ TSCĐ phục vụ cho người lao động như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là TSCĐ lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón NLĐ, nhà ở trực tiếp cho NLĐ; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm máy, thiết bị là TSCĐ dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp).

- TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê mua tài chính).

- TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý TSCĐ và hạch toán kế toán hiện hành.

- Phần trích khấu hao vượt mức quy định về trích khấu hao TSCĐ.

- Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị.

- Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô).

5. Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

6.  Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ

Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân nhưng không có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán thuê tài sản.

Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân nhưng không có chứng từ thanh toán thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

7.  Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

a. Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động (NLĐ) doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b. Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Vì vậy: Để ghi nhận chi phí tiền lương vào chi phí được trừ thì cần:

- Hợp đồng lao động (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Chứng minh thư photo
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
- Tất cả phải có chữ ký đầy đủ.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Ngoài ra:

- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 1 tháng)
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
Đối với những lao động thời vụ cần có thêm:
- Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN và MST.

c. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

8. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến

Doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.

9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động

• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
• Thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp khi khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác.

10. Chi trả tiền điện, tiền nước với những doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh; chủ cho thuê trực tiếp ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp

• Doanh nghiệp chi trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp mà không có hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
• Doanh nghiệp thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

11. Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết

Các khoản trích trước bao gồm: trích trước về sửa chữa lớn tài sản cố định theo chu kỳ, các khoản trích trước đối với hoạt động đã tính doanh thu nhưng còn tiếp tục phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng (kể cả trường hợp doanh nghiệp có hoạt động cho thuê tài sản, hoạt động kinh doanh dịch vụ trong nhiều năm nhưng có thu tiền trước của khách hàng và đã tính toàn bộ vào doanh thu của năm thu tiền) và các khoản trích trước khác.

12. Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái

Do cuối kỳ tính thuế đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).

13. Chi tài trợ cho giáo dục (bao gồm cả chi tài trợ cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp); chi tài trợ cho y tế; chi tài trợ cho việc khắc phục hậu quả thiên tai

• Chi không đúng đối tượng
• Chi mà không có hồ sơ xác định khoản tài trợ

14. Chi tài trợ làm nhà cho người nghèo

• Chi không đúng đối tượng là hộ nghèo theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.
• Chi tài trợ làm nhà tình nghĩa, làm nhà cho người nghèo, làm nhà đại đoàn kết theo quy định của pháp luật không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

15. Các khoản chi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, kinh doanh chứng khoán và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Trên đây là bài viết về những loại chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN hiện nay. Nếu quý khách hàng có những thắc mắc về các loại thuế cần giải đáp, vui lòng liên hệ đến Đại lý thuế TASCO theo những cách thức dưới đây để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO 

Hotline: 0854862446 – 0975480868 (zalo)

Website: dailythuetasco.com hoặc dichvutuvandoanhnghiep.vn

Email: cskh.dailythuetasco@gmail.com