Xuất hóa đơn sai thời điểm: nhận diện nhanh, cách xử lý và mức phạt mới nhất

Ngày đăng: 20/01/2026 13:00

Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi thường gặp khi bán hàng, cung cấp dịch vụ; bài viết này tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn, cách xử lý hóa đơn điện tử đã xuất sai, mức phạt áp dụng trước và từ 01/01/2026, cùng lưu ý về khấu trừ VAT và tính chi phí TNDN.

1. Thế nào là “xuất hóa đơn sai thời điểm”?

Lập (xuất) hóa đơn sai thời điểm là trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng mốc bắt buộc theo quy định—có thể lập sớm hơn hoặc lập muộn hơn thời điểm phải lập hóa đơn. Nói cách khác, nếu ngày/giờ lập hóa đơn không khớp với thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn của giao dịch thì được xem là sai thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hoạt động	Thời điểm lập/xuất hóa đơn
Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia)	Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Mốc xác định theo thời điểm giao nhận/bàn giao thực tế theo hợp đồng. Xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử/hoá đơn GTGT điện tử/hoá đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật hải quan.
Cung cấp dịch vụ	Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Thu tiền trước/trong khi cung cấp: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không bao gồm khoản thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ	Mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lần bàn giao hạng mục/công đoạn đều phải lập hóa đơn riêng. Hóa đơn ghi nhận đúng phần khối lượng, giá trị hàng hóa/dịch vụ của lần giao/bàn giao tương ứng.
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ...)	Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên. Chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước căn cứ theo thỏa thuận giữa bên bán/cung cấp và bên mua.
Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối	Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế. Chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ đối soát để chứng minh thời điểm lập hóa đơn.Bán thẻ trả trước/thu cước hòa mạng: Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông thông qua bán thẻ trả trước hoặc thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn/không cung cấp thông tin.
Hoạt động xây dựng, lắp đặt	Lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Căn cứ theo biên bản nghiệm thu/bàn giao theo hợp đồng.
Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ)	Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng. Có thể lập theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng nhưng phải bám đúng mốc thu tiền. Thu theo đợt nào lập hóa đơn theo đợt đó.
Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng	Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho bên mua/bên nhận chuyển nhượng. Không phụ thuộc đã thu đủ tiền hay chưa. Mốc xác định theo thời điểm bàn giao/hoàn tất thủ tục chuyển giao quyền theo thỏa thuận.
Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử	Lập hóa đơn theo thông lệ quốc tế đối với chứng từ dịch vụ vận tải hàng không phát hành trên website/hệ thống TMĐT. Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. Doanh nghiệp cần lưu dấu thời điểm phát hành chứng từ để đối chiếu.
Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô)	Lập hóa đơn tại thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp bao tiêu theo cam kết của Chính phủ (nếu có) thực hiện theo nguyên tắc này.
Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí	Lập hóa đơn tại thời điểm bên mua và bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng. Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Nếu thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ có quy định khác thì thực hiện theo thỏa thuận đó.
Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện	Thời điểm lập hóa đơn căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống/thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện. Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Trường hợp có bảo lãnh/cam kết của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thực hiện theo quy định liên quan và hợp đồng.
Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng	Lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Doanh nghiệp phải đảm bảo lập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử để tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Áp dụng cho cả khách hàng là cá nhân không kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý	Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên. Chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. Doanh nghiệp nên quy định rõ kỳ đối soát trong hợp đồng/thoả thuận đại lý để tránh sai thời điểm.
Hoạt động cho vay (Thu lãi)	Lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi ghi tại hợp đồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng. Nếu đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng thì lập hóa đơn khi thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn thì lập hóa đơn tại thời điểm thu lãi trước hạn.
Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ	Đối với đại lý đổi ngoại tệ: lập hóa đơn tại thời điểm đổi ngoại tệ. Đối với dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ: lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả. Cần lưu chứng từ giao dịch để chứng minh thời điểm lập hóa đơn.
Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền	Lập hóa đơn điện tử tại thời điểm kết thúc chuyến đi. Đồng thời doanh nghiệp/hợp tác xã thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định. Mốc kết thúc chuyến đi là căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn.
Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh	Nếu khách không có nhu cầu lấy hóa đơn: cuối ngày cơ sở y tế căn cứ dữ liệu khám chữa bệnh và phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế trong ngày. Nếu khách yêu cầu: lập hóa đơn điện tử giao khách theo từng giao dịch. Lập hóa đơn cho BHXH tại thời điểm được BHXH thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh.
	Ngày lập hóa đơn là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp một hoặc nhiều phương tiện phát sinh nhiều lượt trong tháng có thể lập hóa đơn theo định kỳ, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ. Nội dung hóa đơn cần liệt kê chi tiết từng lượt xe theo yêu cầu.
Hoạt động kinh doanh bảo hiểm	Lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. Doanh nghiệp căn cứ quy tắc ghi nhận doanh thu và hệ thống quản lý hợp đồng để xác định đúng thời điểm. Mốc ghi nhận doanh thu là căn cứ chính để lập hóa đơn.
Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay	Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp xổ số lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý. Hóa đơn phản ánh vé xổ số được bán trong kỳ của từng đại lý. Thực hiện gửi cơ quan thuế cấp mã theo quy định.
Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng	Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 00:00 đến 23:59 cùng ngày). Đồng thời chuyển dữ liệu ghi nhận số tiền thu được trừ số tiền đổi trả theo mẫu quy định cùng thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần chốt doanh thu theo ngày để xác định mốc lập hóa đơn.

2. Lỡ xuất sai thời điểm thì xử lý thế nào?

Cách làm an toàn là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời có hồ sơ thỏa thuận/biên bản để giải trình. Trình tự xử lý thường được tóm theo 4 bước:

Hai bên thỏa thuận và lập văn bản trước khi điều chỉnh.
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai thời điểm.
Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế), gửi cho người mua.
Hai bên lưu biên bản/hồ sơ để phục vụ giải trình về sau.

Lưu ý về câu chữ trên hóa đơn:

Nếu điều chỉnh: cần thể hiện nội dung kiểu “Điều chỉnh cho hóa đơn…”.
Nếu thay thế: cần thể hiện nội dung kiểu “Thay thế cho hóa đơn…”.

3. Hóa đơn lập sai thời điểm có được khấu trừ/đưa chi phí không?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (trừ các khoản không được trừ theo quy định) nếu khoản chi đồng thời đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Chi phí thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã gồm VAT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Bên cạnh quy định trên, cơ quan thuế cũng có hướng dẫn về trường hợp hóa đơn lập không đúng thời điểm nhưng giao dịch là có thật:

Theo Công văn 2731/TCT-CS năm 2016 (Tổng cục Thuế):

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng trong một tháng để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn tại thời điểm giao hàng mà dồn sang tháng sau mới xuất hóa đơn, nếu doanh nghiệp có các hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế như báo giá, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao đúng thời điểm phát sinh, thì cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực tế để làm căn cứ hướng dẫn doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu vẫn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Đồng thời, cơ quan thuế có thể phối hợp xử phạt vi phạm hành chính đối với bên bán về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Theo Công văn 2866/CT-TTHT năm 2019 (Cục Thuế TP. Hà Nội):

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ mà bên bán xuất hóa đơn sai thời điểm (không đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định), nếu việc mua bán phục vụ SXKD, đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn chứng từ, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các hóa đơn này.

Ngược lại, nếu qua xác minh doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên thì không được tính vào chi phí được trừ.

Đối với bên bán hàng hóa, dịch vụ, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

4. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm

Trước ngày 01/01/2026

Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP):

Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ theo quy định.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định, nhưng chưa đến mức làm chậm nghĩa vụ thuế.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (chậm kê khai, chậm nộp thuế) hoặc có tình tiết tăng nặng.

=> Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức; cá nhân vi phạm thì bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.

Sau ngày 01/01/2026

Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (quy định mới về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ) Theo đó, mức phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm, cụ thể:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Trường hợp vi phạm ít hóa đơn, tính chất, mức độ vi phạm nhẹ và không làm chậm nghĩa vụ thuế.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Trường hợp vi phạm nhiều hóa đơn hoặc vi phạm có tính chất lặp lại.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Trường hợp vi phạm với số lượng lớn hóa đơn, hoặc làm chậm nghĩa vụ thuế, ảnh hưởng đến việc quản lý thuế của cơ quan thuế.

5. Thời hiệu xử phạt:

Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế như sau:

a) Thời hiệu xử phạt đối với vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

Nói cách khác, trong thời hạn 02 năm tính theo quy định dưới đây, cơ quan có thẩm quyền có thể ra quyết định xử phạt đối với hành vi vi phạm về hóa đơn.

b) Thời điểm bắt đầu tính thời hiệu xử phạt được xác định tùy theo tính chất của hành vi vi phạm:

Trường hợp hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện (đang diễn ra):

Thời hiệu xử phạt được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
Ví dụ, nếu hành vi lập hóa đơn sai thời điểm đang tiếp tục xảy ra và cơ quan chức năng phát hiện tại thời điểm kiểm tra, thì mốc tính thời hiệu bắt đầu từ ngày phát hiện.

Trường hợp hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc:

Thời hiệu xử phạt được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

Tức là hành vi đã xảy ra xong (không còn tiếp diễn), thì mốc tính thời hiệu là ngày hành vi kết thúc (ngày chấm dứt vi phạm).

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

Những trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung

(Ảnh tập thể công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Thuế TASCO)

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0916227239 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO