08 lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Gần đây Tổng Cục thuế - Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn triển khai hoá đơn điện tử. Theo đó, việc thực hiện áp dụng hoá đơn điện tử được chia thành 2 giai đoạn và bắt buộc áp dụng từ tháng 7/2022 trên toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam. Đại lý thuế TASCO sẽ chỉ ra một số điểm cần lưu ý đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cần nắm được để hạn chế sai sót và vi phạm quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử.

1. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử bao gồm:

Trường hợp 1: Sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

♦ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).

♦ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hoá, dịch vụ.

Trường hợp 2: Sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các tổ chức sau được sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

♦ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thuỷ.

♦ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hoá đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hoá đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hoá đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Sử dụng hoá đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hoá đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hoá đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

2. Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

Theo Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 quy định:

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

…

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 60 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hoá đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022 đối với những hoá đơn đã thông báo phát hàng trước ngày 19/10/2020.

Kết luận: Chỉ bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử từ 01/11/2020.

3.Định dạng của hoá đơn điện tử

Quy định tại Khoản 1, 2, 4, 5 Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Định dạng của hoá đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hoá đơn điện tử. Định dạng hoá đơn điện tử sử dụng dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (extensible Markup Language); trong đó:

Định dạng hoá đơn điện tử gồm 02 thành phần: Thành phố chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

♦ Kết nối với Tổng Cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.

♦ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hoá làm phương thức để kết nối.

♦ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý: Hoá đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hoá đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Quy định tại Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

♦ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

♦ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

♦ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

♦ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.

5. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Điều 18)

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

6. 05 biểu mẫu về hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2022

- Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

- Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.

- Mẫu 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

- Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.

7.Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

- Theo Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp sau:

♦ Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

♦ Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

- Giá trị hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi:

♦ Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

♦ KHÔNG có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

8. 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Một số bài viết liên quan:

► Hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử viết sai

► Áp dụng hoá đơn điện tử từ tháng 11/2021 tại Thành phố Hồ Chí Minh

► Nguyên tắc quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

Trên đây là một số điểm cần lưu ý đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh về hoá đơn điện tử, nếu quý khách hàng có bất cứ thắc mắc nào về những nội dung nêu trên, hãy liên hệ đến hotline 0975.48.08.68 (Zalo) hoặc có thể đăng ký tư vấn miễn phí tại đây!

Chúc quý khách hàng thành công trong kinh doanh!

Tasco - Đại lý thuế chịu trách nhiệm cao nhất mọi dịch vụ

📞Hotline: 0854862446 - 0975480868 (Zalo)

🌏Website: https://dailythuetasco.com hoặc https://dichvutuvandoanhnghiep.vn

📧Email: lienhe.dailythuetasco@gmail.com

🏢Địa chỉ: 103/15 Nguyễn Thị Thập, P. Tân Phú, Quận 7, TPHCM

Fanpage: https://www.facebook.com/DAILYTHUETASCO

          Tasco - Trao niềm tin - Nhận giá trị