Những lưu ý khi xác định địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Ngày đăng: 25/09/2024 13:00

1. Xác định cụ thể địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp không thể hoạt động một cách hợp pháp nếu không có trụ sở chính rõ ràng. Trụ sở chính không chỉ là nơi doanh nghiệp tiến hành các giao dịch mà còn là yếu tố bắt buộc theo quy định pháp luật. Trụ sở phải được đăng ký trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp và đóng vai trò như điểm liên lạc chính thức giữa doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước.

Theo Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này cần phải được xác định một cách chính xác theo địa giới đơn vị hành chính cấp huyện hoặc cấp tỉnh, và kèm theo thông tin liên lạc cần thiết như số điện thoại, fax, email (nếu có). Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng xác định và liên hệ với doanh nghiệp khi cần thiết.

Một lưu ý quan trọng khác là doanh nghiệp nên chọn một địa điểm có tính ổn định lâu dài để tránh việc phải thay đổi địa chỉ thường xuyên. Mỗi lần thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh, đồng thời làm thay đổi các thông tin trên hóa đơn, chứng từ và có thể gây ra nhiều bất tiện khác. Điều này không chỉ làm mất thời gian và chi phí mà còn có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong trường hợp có các công văn, thư từ từ cơ quan nhà nước gửi đến.

Các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng địa chỉ trụ sở chính luôn được cập nhật và thông báo đầy đủ, chính xác. Điều này giúp tránh những rủi ro phát sinh do thất lạc các tài liệu quan trọng từ các cơ quan nhà nước, làm ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan đến thuế, pháp lý, và các thủ tục hành chính khác.

Ngoài ra, khi quyết định lựa chọn địa điểm làm trụ sở chính, doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố khác như mức độ thuận tiện trong việc tiếp cận với khách hàng, đối tác, và các dịch vụ hỗ trợ khác như giao thông, an ninh, cũng như khả năng mở rộng kinh doanh trong tương lai.

2. Không đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà chung cư dùng cho mục đích ở

Việc chọn địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm một địa điểm thuận tiện mà còn cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Trong đó, một trong những yêu cầu quan trọng là doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở tại các căn hộ chung cư chỉ dùng cho mục đích ở.

Theo quy định tại Điều 3, Khoản 3 của Luật Nhà ở năm 2014, nhà chung cư được chia thành hai loại chính: (1) nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và (2) nhà chung cư được xây dựng cho mục đích sử dụng hỗn hợp, tức là vừa để ở vừa phục vụ các hoạt động kinh doanh, thương mại.

Nếu doanh nghiệp có ý định sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở, điều đầu tiên cần làm là kiểm tra mục đích sử dụng của tòa nhà nơi căn hộ đó tọa lạc. Trong trường hợp căn hộ thuộc loại nhà chung cư chỉ dành cho mục đích ở, thì việc đăng ký làm trụ sở doanh nghiệp tại đây là không hợp lệ theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình phạt hành chính nếu vi phạm quy định này.

Tuy nhiên, nếu căn hộ nằm trong nhà chung cư hỗn hợp, doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký sử dụng làm trụ sở. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các tài liệu chứng minh rằng căn hộ được phép sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Các tài liệu này bao gồm hợp đồng thuê căn hộ, giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ, và các giấy tờ liên quan khác. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nộp các tài liệu này cho Phòng Đăng ký kinh doanh để được xem xét và chấp nhận hồ sơ đăng ký.

Thêm vào đó, doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin chi tiết về căn hộ, bao gồm số phòng, số tòa nhà, để đảm bảo thông tin trong hồ sơ đăng ký trụ sở là chính xác và hợp lệ. Điều này không chỉ giúp tránh rủi ro về pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại.

3. Quy định về treo biển hiệu tại trụ sở doanh nghiệp

Một yếu tố khác mà các doanh nghiệp cần tuân thủ khi đặt trụ sở là việc treo biển hiệu. Việc treo biển hiệu tại trụ sở là một yêu cầu pháp lý bắt buộc và không thể bỏ qua. Biển hiệu giúp nhận diện doanh nghiệp và cung cấp thông tin cơ bản cho khách hàng, đối tác, cũng như các cơ quan nhà nước khi họ cần liên hệ.

Biển hiệu cần được treo tại mặt trước hoặc cổng chính của trụ sở doanh nghiệp, đảm bảo dễ nhìn và thuận tiện cho việc tiếp cận. Nội dung trên biển hiệu phải bao gồm các thông tin sau:

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có),
Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,
Địa chỉ trụ sở và số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp.
Không thực hiện đúng quy định về treo biển hiệu có thể dẫn đến việc bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Cụ thể, doanh nghiệp không gắn tên tại trụ sở có thể bị phạt từ 30 triệu đến 50 triệu đồng và sẽ phải gắn biển hiệu để khắc phục vi phạm.

Điều này không chỉ là tuân thủ luật pháp mà còn giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác.

4. Điều kiện khác về địa chỉ trụ sở đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Ngoài những quy định chung, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh có điều kiện còn phải tuân thủ những yêu cầu đặc thù liên quan đến địa chỉ trụ sở. Điều này nhằm đảm bảo sự an toàn và hợp pháp của các hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, trong lĩnh vực sản xuất mỹ phẩm, doanh nghiệp không chỉ cần có trụ sở mà còn phải đảm bảo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về cơ sở vật chất. Địa điểm sản xuất phải có diện tích và trang thiết bị phù hợp với loại sản phẩm mà doanh nghiệp dự định sản xuất. Các yếu tố này phải được mô tả chi tiết trong hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.

Thêm vào đó, kho bảo quản nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thiện cần phải được bố trí hợp lý, có sự tách biệt rõ ràng giữa các khu vực. Đặc biệt, những chất dễ cháy nổ hoặc có độc tính cao phải được bảo quản tại các khu vực riêng biệt để đảm bảo an toàn.

Việc không tuân thủ các yêu cầu về trụ sở đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp giấy phép hoặc phải tạm ngừng hoạt động cho đến khi khắc phục được các vi phạm.

=>> Những lưu ý khi đặt tên doanh nghiệp

=>> Loại hình doanh nghiệp nào thích hợp nhất để khởi nghiệp?

=>> Vốn điều lệ và những điều cần lưu ý

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

Những thắc mắc khách hàng thường gặp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2023

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Đối tượng được hoàn thuế giá trị gia tăng năm 2023