Phân biệt Hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan Thuế

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực:

Là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực, số hóa đơn cho tổ chức/cá nhân và tổ chức/cá nhân phát hành sẽ tiến hành ký điện tử (bằng chữ ký số) trên hóa đơn. Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.

Đối tượng áp dụng:

• Các đối tượng doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử tự lập
• Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế

Điều kiện sử dụng:

• Có mã số thuế
• Chứng minh số
• Kết nối đường truyền tốt

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Trường hợp đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Cách sử dụng

• Lập hóa đơn à Ký số à Gửi đến cơ quan thuế à Lấy mã từ cơ quan thuế và gửi cho khách hàng.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực:

Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế

(trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Cách đăng kí hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

– Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế truy cập vào Công thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

– Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

– Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.

– Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

3. Cấp mã Hóa đơn điện tử

Chỉ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế mới được cấp mã hóa đơn.

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

• Đúng thông tin đăng ký.
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử.
• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử.
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

4. Xử lý sai sót Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Trường hợp phát hiện sai sót nhưng chưa gửi hóa đơn cho người mua, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Nếu quý khách còn thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!

TASCO luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng. Mọi đóng góp vui lòng liên hệ hotline số 0975.480.868 hoặc email: mylinh2883@gmail.com