Những nội dung cần có khi lập hóa đơn điện tử.

Ngày đăng: 15/07/2022 10:44

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập, cần thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế cần lưu ý những nội dung cần có khi lập hóa đơn điện tử.

1. Thế nào là một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý?

Căn cứ khoản 3, Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử như sau:

"3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết."

Vậy căn cứ theo những quy định trên thì một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý phải đủ các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Theo quy định tại khoản 1, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán sử dụng lựa chọn hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.

2. Nội dung của hóa đơn điện tử:

Thông tư 32/2011/TT-BTC tại Điều 6, khoản 1 quy định hóa đơn điện tử phải có những nội dung sau:

"a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g) Hóa đơn được thể hiện bằng Tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ Tiếng Việt...

Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ,...), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ,...), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính."

Tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có những nội dung bắt cuộc như sau:

"a) Tổ chức kihn doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này."

3. Chỉ tiêu để hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Hóa đơn được thể hiện bằng Tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ Tiếng Việt.

Đối với những hóa đơn điện nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

Để biết thêm các thông tin liên quan đến kế toán thuế và dịch vụ kế toán vui lòng liên hệ: tại đây.

Bài viết liên quan:

Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử quận 7.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử khi có sai sót

Quý khách hàng có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Dịch vụ hoàn thuế GTGT

Dịch vụ đại lý thuế

Dịch vụ kế toán trọn gói

Dịch vụ lập báo cáo tài chính