Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định?

Ngày đăng: 04/03/2021 14:48

Hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp ưa chuộng bởi các tính năng ưu việt và lợi ích vượt trội của nó. Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang là xu hướng tất yếu của mọi đơn vị kinh doanh. Vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có cần phải lưu trữ không? Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng? Thời hạn lưu trữ là bao lâu? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Nội dung bài viết:

1. Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

3. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định

5. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Thời hạn và tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website, phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Định dạng của hóa đơn điện tử doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML.

Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và file XML là file dữ liệu hóa đơn.

- File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

- File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như một tờ hóa đơn thông thường.

Tuy nhiên, file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

► Giải đáp một số thắc mắc cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử

► Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử mới nhất

► Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho hợp lệ?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau:

Hóa đơn điện tử trong suốt thời gian lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch.
Hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và đảm bảo có thể tra cứu khi được yêu cầu.
Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán.

Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng?

Tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về các lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn như sau:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

- Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại Khoản 3 Điều 11 nghị định 119/2018/NĐCP:

+ Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

+ Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử, thực hiện các quy định pháp luật về đảm bảo an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu trữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiệ giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ hóa đơn điện tử?

Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm cháy, mất, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với các mức phạt như sau:

Phạt từ 6 - 18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày
Phạt từ 6 - 8 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế nếu sau 10 ngày.
Phạt từ 10 - 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua, vói các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị 200 nghìn đồng trở lên.
Phạt từ 20 - 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.