Khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ?

Ngày đăng: 12/11/2025 09:00

Khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ?

(Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định:

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua, kể cả trong các trường hợp không phát sinh doanh thu như hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động. Trường hợp tiêu dùng nội bộ thì chỉ loại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để phục vụ tiếp quá trình sản xuất.

Ngoài ra, người bán cũng phải lập hóa đơn khi xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa, cũng như trong các trường hợp lập hóa đơn khác được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn được lập phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: thông tin người bán – người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng giá thanh toán.

Trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đảm bảo truyền nhận chính xác và hợp lệ trong hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

Như vậy, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán – dù là doanh nghiệp hay hộ, cá nhân kinh doanh – đều phải xuất hóa đơn cho người mua. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ nội dung không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm thuế và hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

(Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định rõ thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công hoặc bán hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (ngoại trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng của các dịch vụ đặc thù như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng…).

Lưu ý quan trọng

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần công việc, từng hạng mục dịch vụ, thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng, tương ứng với giá trị, khối lượng hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao. Thời gian từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày.

Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể

(Cập nhật theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Bên cạnh quy định chung, pháp luật cũng hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn trong một số trường hợp đặc thù để phù hợp với tính chất từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

1. Các trường hợp phát sinh thường xuyên, cần đối soát dữ liệu

Áp dụng cho các dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh liên tục như vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, điện, nước, viễn thông, logistic, thương mại điện tử, truyền hình, ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán, xổ số điện toán…

Thời điểm lập hóa đơn: là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.

2. Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin cần đối soát kết nối

Thời điểm lập hóa đơn: là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu cước dịch vụ, không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh.
Trường hợp bán thẻ trả trước hoặc thu phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng cho tổng doanh thu phát sinh.

3. Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm lập hóa đơn: là khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

4. Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán/chuyển nhượng

Chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: nếu có thu tiền theo tiến độ dự án hoặc hợp đồng, lập hóa đơn tại ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao, dù đã thu tiền hay chưa.

5. Dịch vụ vận tải hàng không qua website, sàn thương mại điện tử

Lập hóa đơn chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được xuất trên hệ thống.

6. Ngành dầu khí, khí đốt

Bán dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu: lập hóa đơn tại thời điểm xác định giá bán chính thức.

Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than: lập hóa đơn khi xác định khối lượng khí giao trong tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế tháng đó.

7. Các công ty phát điện

Lập hóa đơn căn cứ vào thời điểm đối soát thanh toán giữa các đơn vị trong thị trường điện, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế tháng phát sinh.
Nếu có cam kết bảo lãnh của Chính phủ, thực hiện theo thỏa thuận trong cam kết.

8. Bán lẻ xăng dầu

Lập hóa đơn ngay tại thời điểm kết thúc mỗi lần bán.
Người bán phải lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện tử và có khả năng tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.

9. Dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý

Lập hóa đơn khi hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

10. Hoạt động cho vay, đổi ngoại tệ

Cho vay: lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng tín dụng.

Nếu trả lãi trước hạn, lập hóa đơn khi thu lãi trước hạn.

Đại lý đổi ngoại tệ, dịch vụ chi trả ngoại tệ: lập hóa đơn tại thời điểm đổi hoặc hoàn tất giao dịch.

11. Vận tải hành khách bằng taxi có phần mềm tính tiền

Lập hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế cùng lúc.

12. Cơ sở khám chữa bệnh

Cuối ngày, căn cứ thông tin thu tiền để lập hóa đơn tổng hợp cho các dịch vụ y tế đã thực hiện.
Nếu người bệnh yêu cầu, phải lập hóa đơn riêng ngay thời điểm thu tiền.
Với bảo hiểm y tế, hóa đơn lập khi được cơ quan BHXH thanh toán chi phí.

13. Thu phí đường bộ điện tử không dừng

Lập hóa đơn vào ngày xe lưu thông qua trạm hoặc theo định kỳ trong tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng phát sinh.
Hóa đơn phải liệt kê chi tiết từng lượt xe, thời gian, mức phí.

14. Kinh doanh bảo hiểm

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định chuyên ngành.

15. Kinh doanh xổ số truyền thống

Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết và trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý.

16. Casino, trò chơi điện tử có thưởng

Lập hóa đơn chậm nhất 01 ngày sau khi kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00–23h59).
Doanh nghiệp phải đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn và doanh thu cho cơ quan thuế theo quy định.

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

Những trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung

(Ảnh tập thể công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Thuế TASCO)

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO