NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ

Ngày đăng: 15/05/2020 08:32

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”. Đó là một trích dẫn trong Thông tư 98/2019/TT-BTC (hướng dẫn thực hiện Nghị định 68/2018/NĐ-CP) và chỉ còn lại hơn 5 tháng để tất cả doanh nghiệp trên cả nước thực hiện theo quy định này.

Như vậy, việc tìm hiểu thông tin và thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian này là rất cần thiết.

Hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử đang lưu hành: hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử không có mã xác thực.

Cả 2 loại hóa đơn điện tử này đều có chức năng ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được tạo lập, trao đổi, lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, giữa chúng cũng có một vài điểm khác biệt:

Đầu tiên, dễ nhận thấy nhất là hóa đơn điện tử có mã xác thực có mã xác thực, số hóa đơn xác thực, mã QR do hệ thống của Tổng cục thuế cấp còn hóa đơn không có mã xác thực thì không có.

Thứ hai, hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể tra cứu được nội dung của từng hóa đơn và doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trong khi đó hóa đơn điện tử không có mã chỉ có thể tra được hóa đơn phát hành trong kỳ nào và số lượng hóa đơn phát hành trong kỳ, doanh nghiệp cũng phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn từng kỳ.

Thứ ba, hóa đơn điện tử có mã xác thực có độ bảo mật cao hơn nhiều, muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn thì người dùng phải có một tài khoản riêng được cấp bởi cơ quan thuế.

Thứ tư, quy trình lập hóa đơn có mã và không có mã xác thực khác nhau.

Lập hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế:

Bước 1: Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Bước 2: Ký số, ký điện tử lên các hóa đơn đã lập

Bước 3:

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì gửi hóa đơn qua cổng thông tin để cơ quan thuế cấp mã.

Nếu sử dụng hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ để cơ quan thuế cấp mã.

Lập hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số lên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua theo thỏa thuận của người bán và người mua.

LÀM SAO ĐỂ DOANH NGHIỆP ĐƯỢC PHÉP SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ ?

Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

- Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

- Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng internet.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Bước 2: Nhận Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo nghị định này sau 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

👉 Lưu ý:

- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định

- Trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin và gửi cho Cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục kèm theo.

Các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Bước 1: Làm Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTTK

Bước 2: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn mẫu cho Cơ quan Thuế qua Cổng thông tin

Bước 3: Kiểm tra chấp thuận thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế.

👉 Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn khi có chấp thuận của cơ quan thuế.

Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu về tình trạng chấp hành hóa đơn của doanh nghiệp.

Đại lý thuế Tasco chúng tôi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử với phương châm kinh doanh “TẬN TÂM – TRÁCH NHIỆM – CHUYÊN NGHIỆP” đảm bảo cung cấp cho quý khách hàng dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp nhất.