Những điều kiện cần đáp ứng để sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày đăng: 12/06/2026 15:00

1. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp muốn phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp cần đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:

1.1. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng việc lập, phát hành, gửi nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn, bao gồm:

Có thiết bị điện tử: máy tính, laptop, máy tính bảng hoặc các thiết bị có khả năng truy cập hệ thống.
Có kết nối internet ổn định
Phương án lưu trữ dữ liệu hóa đơn đảm bảo an toàn, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.

1.2. Phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hoá đơn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ như:

Tạo lập hóa đơn điện tử.
Ký số hóa đơn.
Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn đã phát hành.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hai phương án:

Tự xây dựng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý.
Thuê dịch vụ từ các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng điều kiện theo quy định của cơ quan thuế.

1.3. Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý

Chữ ký số là điều kiện bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện phát hành hóa đơn điện tử. Công cụ này giúp xác nhận danh tính doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu hóa đơn không bị thay đổi và có giá trị pháp lý trong giao dịch.

Một số loại chữ ký số doanh nghiệp có thể sử dụng hiện nay gồm: chữ ký số USB Token, Smart Card, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa.

Lưu ý: Chữ ký số sử dụng để ký hóa đơn điện tử phải đảm bảo tiêu chuẩn an toàn theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

1.4. Đăng ký với cơ quan thuế

Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể đăng ký theo các phương thức như:

Thông qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Thông qua hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Sau khi được cơ quan thuế tiếp nhận và chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép xuất hoá đơn.

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng (như nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bán lẻ), bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

1.5. Đảm bảo định dạng và phương thức truyền dữ liệu hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo đúng định dạng dữ liệu chuẩn và thực hiện truyền nhận dữ liệu đúng phương thức.

Một số yêu cầu về dữ liệu hóa đơn điện tử gồm:

Về định dạng hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải sử dụng định dạng dữ liệu XML (eXtensible Markup Language), giúp hệ thống có thể đọc, xử lý và trao đổi thông tin chính xác.

Về phương thức truyền dữ liệu: Doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan thuế cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật:

Có kết nối với hệ thống cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3.
Có kênh truyền chính và kênh dự phòng đảm bảo khả năng hoạt động liên tục.
Băng thông tối thiểu của mỗi kênh truyền theo yêu cầu kỹ thuật.
Sử dụng dịch vụ Web Service hoặc Message Queue có mã hóa để kết nối.
Áp dụng giao thức SOAP trong quá trình đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

2. Những lưu ý quan trọng khi triển khai hóa đơn điện tử

Để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Doanh nghiệp cần đảm bảo hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh hợp pháp.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Kiểm tra và cập nhật thường xuyên các chính sách, quy định mới về hóa đơn điện tử.
Đào tạo nhân viên kế toán, bộ phận quản lý sử dụng thành thạo hệ thống hóa đơn điện tử.
Kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn nhằm hạn chế sai sót.
Thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn sai theo đúng trình tự pháp luật.

Việc chủ động cập nhật quy định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt và đảm bảo tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế.

GỌI NGAY

Tư Vấn Kế Toán Thuế

Tư Vấn Pháp Lý

Phần Mềm Kế Toán

Đào Tạo Kế Toán Thuế

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

Những trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung

(Ảnh tập thể công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Thuế TASCO)

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0916227239 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO