Hướng dẫn cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Ngày đăng: 30/07/2023 18:50

Trong một số trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo hóa đơn có sai sót. Đại lý thuế Tasco hướng dẫn cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

1. Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không?

Hóa đơn thay thế không cần gửi mẫu 04 theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123, trường hợp hóa đơn sai: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, số thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách:

- Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó, gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)/gửi cơ quan thuế để cấp mã để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

- Lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Căn cứ vào quy định nêu trên, trường hợp lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, người nộp thuế không phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế vì bản chất hóa đơn thay thế đã thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót rồi bởi trên hóa đơn thay thế bắt buộc phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Do vậy, hoàn toàn không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc hóa đơn có sai sót nữa.

Sở dĩ, người nộp thuế thắc mắc về việc hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không là bởi, điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC lại quy định:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123 thì người bán phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.

Tuy nhiên, căn cứ khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.

Căn cứ vào những quy định trên, hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

2. Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế như thế nào?

Hiện nay, mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng, kế toán không cần phải nộp qua HTKK như các thông báo khác.

Chẳng hạn, với hóa đơn điện tử meinvoice của MISA, bạn truy cập vào phần Xử lý hóa đơn => Thông báo hóa đơn có sai sót, sau đó gõ số hóa đơn cần thông báo có sai sót cho cơ quan thuế, phần mềm sẽ tự động điền thông tin hóa đơn, bạn chỉ cần điền các cột 7,8 về lựa chọn hủy hay điều chỉnh, thay thế và lý do là gì.

Hay trên phần mềm hóa đơn điện tử BKAV, thông báo 04/SS-HĐĐT được tích hợp trong phần hủy hóa đơn điện tử. Khi bạn thực hiện hủy hóa đơn, thông báo 04/SS-HĐĐT sẽ được lập và gửi tự động cho cơ quan thuế.

Với mỗi phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, cách nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cũng sẽ khác nhau, nên liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp để được hướng dẫn cụ thể.

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2023

Đối tượng được hoàn thuế giá trị gia tăng năm 2023

Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thuế thu nhập cá nhân năm 2023

Dịch vụ đại lý thuế

Dịch vụ kế toán trọn gói

Dịch vụ lập báo cáo tài chính

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO

Địa chỉ: 39 Đường N8 KDC Jamona City Quận 7, TPHCM

Hotline: 0975.48.08.68 (Zalo) – 085.486.2446