GIẢI ĐÁP THẮC MẮC TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

 Theo trích dẫn trong Thông tư 68/2019/TT-BTC “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”.

Và cũng vì vậy, cụm từ hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến hơn. Trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chắc hẳn các quý doanh nghiệp sẽ vướng bận một số những thắc mắc. Đại lý thuế TASCO xin giải đáp một vài những câu hỏi quý doanh nghiệp hay gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.

1. Sử dụng hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và ký tên hay không?

     Căn cứ theo Điểm b, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại thông tư này.

Tại điểm e, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT_BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

2.Sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện nào?

*Trước khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử,  bạn cần kiểm tra xem công ty mình đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chưa nhé!

   6 điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với CQT hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt các yêu cầu khác, kiểm soát, sử dụng, xử lý, bảo quản cùng lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Cần có đội ngũ kỹ thuật đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Đã có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật ( Luật giao dịch điện tử năm 2005; Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
• Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc CSDL) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
•  Đã có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như: 

           + Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

           + Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu chẳng may hệ thống có gặp sự cố để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

3. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 119/2018 của Chính phủ, toàn bộ các doanh nghiệp sẽ phải chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử vào ngày 1/11/2020.

4. Hóa đơn chuyển đổi và số lần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Mỗi hóa đơn điện tử được chuyển đổi duy nhất một lần.

5. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu đăng ký và sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ tới Đại lý Thuế TASCO theo những cách thức dưới đây để được tư vấn miễn phí. 

ĐẠI LÝ THUẾ TASCO - CHỊU TRÁCH NHIỆM CAO NHẤT MỌI DỊCH VỤ

Hotline: 0854862446 – 0975480868 (zalo)

Website: dailythuetasco.com hoặc dichvutuvandoanhnghiep.vn

Email: cskh.dailythuetasco@gmail.com